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その１ 移転の目的を明確にする □
・移転の目的は整理されていますか？
「オフィスが老朽化した」「社員が増え、手狭になった」「家賃が高くなった」など、移転目的を整理することが大切です。目的を整理することで、目的にあったオフィス移転ができます。
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その２ タイムスケジュールを具体化する □
・オフィス移転の悩みは「何を」「いつまでに」がほとんどです。
新しいオフィスでの業務開始日までに、快適なオフィスレイアウトを考え、電気・LAN配線等のインフラ整備、新たに必要になる什器備品などの検討も必要です。またそれぞれの必要工期・費用の把握も大切になります。業務開始日に合わせた、ムリのないタイムスケジュールを作成しましょう。
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その３ 新しいオフィスでのレイアウトを検討する □
・新しいオフィスでは、より「快適な環境」で仕事をしたいものです。レイアウトを工夫することで、作業効率と社員間のコミュニケーションが一層、良くなります。
・レイアウトにともなう什器備品の検討も大切です。オフィスの什器備品は、日々進化をしています。従来なかった機能的で効率的な製品が続々と出てきています。また、地震などに備えた耐震補強についても対策が必要です。移転の機会に検討してみてはいかがでしょうか。
その４ 移転にかかわる実務
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・社員への周知は大丈夫ですか。 □
オフィス移転にあたり、あらかじめ社員への周知が必要です。
社員には、最低３か月前には、知らせておきましょう。社員にもそれぞれ都合があります。移転スケジュールに基づいて、デスクやワゴン、あるいは、書庫の整理に取り掛かる時間を確保する必要があります。
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・旧オフィスと新オフィスの管理会社に対する作業の事前手続きは済んでいますか。 □
一般的に旧オフィスは、原状回復工事を行って、管理会社へ引き渡すのが通例です。オフィス賃借契約書で、確認しておきましょう。
また、新オフィスへの移転では、事前に作業日時を知らせておく必要があります。
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・引っ越しのためのダンボールや折りたたみコンテナの確保は大丈夫ですか。 □
これは、意外に見落としがちです。作業中に足りなくなって慌てるのが、ダンボールや折りたたみコンテナです。多めに発注しておくことをおすすめします。
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・電話・FAX、パソコンのLAN配線などは、万全ですか。 □
オフィスの引っ越し業者が、パソコンの周辺機器（サーバーなど）まで、しっかりした知識を持っているケースは少ないのが実情です。このため、オフィス移転の際には、事前にLAN配線などに精通した業者の手配などが必要になります。新しいオフィスでの業務開始日にサーバーとパソコンがつながらないトラブルはよくあることです。
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・取引先に対するオフィス移転の案内状の手配は済みましたか。 □
オフィス移転において、案内状の手配をうっかり忘れていた、というケースがあります。事前に連絡すべき取引先をリストアップし、業者と打ち合わせを済ませておきましょう。
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・社内の印刷物の変更は済みましたか。 □
オフィス移転にともない名刺・封筒などの住所変更が必要になります。
また、旧住所の印刷物には、新しい住所のシールを貼るなど旧印刷物の有効活用もご検討されてはいかがでしょう。小さなことですが、地球にやさしいオフィス移転となります。
以上、「はじめてのオフィス移転」について簡単にまとめました。ご参考になれば幸いです。
なお、弊社は、仙台市内を中心にオフィス移転、原状回復工事はもちろんオフィスレイアウト変更、オフィス什器備品の販売も行っております。オフィスに関することは、お気軽にご相談ください。