|
ステップで学ぶオフィス移転
|
ステップ１ ～オフィス移転の目的を明確にしましょう～
移転の目的は整理されていますか？
・オフィスが老朽化した
・社員が増え、手狭になった
・家賃が高くなった など、
移転目的を整理することが大切です。
目的を整理することで、目的にあったオフィス移転ができます。
ステップ２ ～タイムスケジュールを具体化する～
オフィス移転の悩みは「何を」「いつまでに」がほとんどです。
新しいオフィスでの業務開始までに、快適なオフィスレイアウトを考え、
電気・LAN配線等のインフラ整備、新たに必要になる什器備品などの
検討も必要です。
また、それぞれの必要工期・費用の把握も大切になります。
業務開始に合わせた無理のないタイムスケジュールを作成しましょう。
ステップ３ ～レイアウトを検討しましょう～
新しいオフィスでは、より「快適な環境」で仕事をしたいものです。
レイアウトを工夫することで、作業効率と社員間のコミュニケーションがより一層、良くなります。
また、レイアウトに伴う什器備品の検討も大切です。
オフィスの什器備品は、日々進化をしています。
従来なかった機能的で効率的な製品が続々と出てきています。
また、地震などに備えた耐震補強についても対策が必要です。
移転の機会に検討してみてはいかがでしょうか。
ステップ４ ～移転にかかわる実務～
社員への周知は大丈夫ですか。
オフィス移転にあたり、あらかじめ社員への周知が必要です。
社員には、最低３か月前には知らせておきましょう。
社員にもそれぞれ都合があります。
移転スケジュールに基づいて、デスクやワゴンあるいは書庫の整理に
取り掛かる時間を確保する必要があります。
- 旧オフィスと新オフィスの管理会社に対する作業の事前手続きは済んでいますか？
一般的に旧オフィスは、原状回復工事を行って管理会社へ
引き渡すのが通例です。オフィス賃貸借契約書で、確認しておきましょう。
また、新オフィスへの移転は事前に作業日時を知らせておく必要があります。
- 引っ越しのためのダンボールや折りたたみコンテナの確保は大丈夫ですか？
これは意外に見落としがちです。
作業中に足りなくなって慌てるのが、ダンボールや折りたたみコンテナです。
多めに準備しておくことをおすすめします。
- 電話・FAX、パソコンのLAN配線などは万全ですか？
オフィスの引っ越し業者が、パソコンの周辺機器（サーバーなど）まで
しっかりした知識を持っているケースは少ないのが実情です。
このため、オフィス移転の際には事前にLAN配線などに精通した
業者の手配などが必要になります。
新しいオフィスでの業務開始日にサーバーとパソコンが繋がらないトラブルはよくあることです。
ステップ５ ～明快な動線がありますか～
お店には必ず「動線」があります。
明快な動線があるために、お客様はスムーズな流れで陳列された商品を見ることができます。
また、明快な動線は店内の混雑を避け非常時は安全性を確保する働きもあります。
オフィスにも仕事の効率性や人の動きをスムーズにする「動線」が必要です。
知らず知らずのうちに障害物などがありませんか。常に意識しておく必要があります。
入居時には快適だった「動線」も社員が増えた、あるいはコピー機などを設置したことで
微妙に変化しています。改めてオフィスの「動線」を確認してみてください。
ステップ６ ～地震対策は大丈夫ですか～
平成23年3月11日に起きた東日本大震災は、私たちの脳裏に深く刻まれています。
この大震災は、14時46分に発生したためオフィス内で遭遇した方も多かったはずです。
日頃の地震対策は、十分に活かされたでしょうか。
デスクトップのパソコンやコピー機、あるいは収納家具は
倒れなかったでしょうか。
固定方法や配置の見直しをするだけでも防げた被害も
あったはずです。再度、見直しをしてみてはいかがでしょうか。
ステップ７ ～オフィスの彩はいかがですか～
レイアウトを工夫すれば快適なオフィスはつくれますが、さらに＋αの工夫でより快適な
オフィスをつくることができます。
そこで、オフィスにカラーデザインを取り入れてはいかがでしょうか。
「赤」 ・・・心を活発にする
「青」 ・・・心を落ち着かせる効果がある
「オレンジ」・・・活発・陽気・楽しさ
「緑」 ・・・安心感や癒しを与える効果
各部屋の用途にあわせてパーティションや床、オフィス家具の色彩を変えることで
メリハリのあるより快適なオフィスつくりができます。
また、オフィスに花や観葉植物があれば「心が和み」ます。
会社は、利潤追求の目的集団ですからオフィスに効率性や合理性を求めるのは当然です。
しかし、物事には適度なアクセントも必要です。
オフィスにちょっとしたアクセントである花や観葉植物を置くことを
考えてみてはいかがでしょうか。
社員の心に「やさしい和み」が芽生えるはずです。
「やさしい和み」が社員の心にゆとりを生み、
仕事をよりスムーズにさせるはずです。